Este año que pasé en la Cámara Colombo Japonesa de Comercio e Industria fue una experiencia invaluable. Mis días en Colombia estuvieron llenos de desafíos y me enfrenté a nuevas dificultades. El aumento de responsabilidades puso a prueba mis habilidades de comunicación, brindándome un aprendizaje profundo en un entorno intercultural. Por ello, en este artículo, compartiré mis reflexiones sobre las diferencias entre las culturas empresariales japonesa y colombiana.
Foto: CCJCI
Reuniones: Identificando el proceso empresarial del cliente
En reuniones informales, es importante identificar qué procesos empresariales está priorizando el cliente en ese momento.
En Japón, al avanzar en un proyecto, a menudo nos concentramos en una cosa y, aunque haya ideas atractivas, no las mencionamos si la prioridad es baja. Esto es para evitar que la discusión se desvíe del tema principal y la reunión se convierta en un caos. Sin embargo, cuando la parte japonesa es el cliente, a veces se percibe que las intervenciones son escasas, faltas de entusiasmo y que no se disfruta la conversación.
En Colombia, cuando se pregunta a los clientes sobre sus planes de desarrollo empresarial, la mayoría responde "Sí". Sin embargo, ese "Sí" abarca una variedad de matices: "Me gustaría hacerlo algún día", "Parece interesante, me gustaría intentarlo si hay una posibilidad", "Ahora es difícil por el presupuesto, pero me gustaría hacerlo si lo tuviera", "El momento no es ahora, pero me gustaría hacerlo en el futuro", etc. Por lo tanto, es necesario identificar de entre todos esos "Sí", cuáles son aquellos a los que se está asignando presupuesto actualmente y se está considerando su ejecución.
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Respuestas a las solicitudes: Viabilidad y presentación de alternativas
La forma de responder a las solicitudes también difiere mucho entre ambos países. En Japón, si se juzga que el contenido de una solicitud no es realista, es común señalar los riesgos, incluso si la posibilidad de realización es baja, y proponer alternativas. Si se prevén resultados desfavorables para la otra parte, a menudo no nos centramos en la propuesta original, sino que presentamos solo alternativas.
Esta es una estrategia única de Japón, que valora el entendimiento tácito, pero no funciona en Colombia, que tiene una cultura diferente. En Colombia, también se presentan alternativas, pero sobre todo se intenta apelar al máximo a las posibilidades de éxito de la propuesta original. Incluso si el 80% de la conversación incluye elementos inciertos, se dice audazmente "Si sale todo al 120%, podemos hacer esto". Y a menudo, los entregables incluyen alternativas que no estaban en la agenda inicial.
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Desarrollo de reuniones: Convergente vs Divergente
Las reuniones en Japón son generalmente de tipo convergente. Antes de la reunión, se prepara una agenda y se anima a cada participante a aportar sus propias opiniones. Y al comparar, examinar o fusionar las opiniones aportadas, se busca crear una mejor opinión. Sin embargo, este enfoque tiene el problema de que es difícil expresar opiniones a mitad de camino. Presentar una nueva opinión en la fase de convergencia puede interrumpir el flujo lógico de la discusión, por lo que la intervención debe ser lógicamente consistente. En otras palabras, precisamente porque los japoneses tienen esa conciencia, si alguien habla, se considera que su opinión se reflejará en el resultado final. Es decir, se da peso al contenido de la intervención y, en las reuniones con varios participantes, el objetivo principal es converger la discusión. En la fase de toma de decisiones, se tiende a respetar la estructura de la discusión anterior y a mejorar las opiniones existentes.
Por otro lado, en Colombia, se valoran más las opiniones que surgen durante la reunión que la preparación previa a la misma. Por lo tanto, la tasa de participación tiende a ser más alta. Además, aunque el contenido de la intervención se desvíe un poco del tema actual, si es una opinión interesante, se acepta positivamente. Se valora el acto de hablar en sí mismo y, en las reuniones con varios participantes, el objetivo principal es la divergencia de la discusión. En la fase de toma de decisiones, también se tiende a buscar nuevas y mejores opiniones.
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Plazos de entrega: Margen vs. Optimismo
En Japón, es común comunicar los plazos de entrega con un margen. Esto es para asegurar tiempo para hacer frente a problemas imprevistos o porque se cree que la satisfacción del cliente aumenta si la entrega se realiza antes del plazo. Sin embargo, en Colombia, parece que a menudo se presenta una fecha que se supone que se completará al 100% sin problemas. En este caso, el cliente colombiano puede pensar que el plazo se extenderá porque no conoce la cultura empresarial japonesa, o simplemente puede estar más interesado en el plazo más corto. Por otro lado, el cliente japonés puede sentirse decepcionado si el plazo se cumple pero no hay resultados. Incluso si el plazo del proyecto es más largo, si hay muchos involucrados, puede causar retrasos en proyectos posteriores. Las empresas japonesas tardan en iniciar los proyectos, pero una vez que se ponen en marcha, es más probable que entreguen resultados de alta calidad dentro de los plazos. En cambio, en Colombia, los proyectos se inician rápidamente, pero es posible que no se terminen. Por lo tanto, cuando se comparan los plazos, desde la concepción hasta la finalización, la diferencia entre Japón y Colombia puede no ser tan significativa. Comprender las características culturales y responder con flexibilidad a las características de cada proyecto es clave para el éxito en los negocios internacionales.
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Contratos: Adquisición vs. Resultados
Debido a estas diferencias, en Japón se tiende a dar importancia a la adquisición de contratos, mientras que en Colombia se tiende a dar importancia a los resultados posteriores al contrato. Las empresas japonesas pueden tener una alta probabilidad de éxito una vez que comienza un proyecto, pero se tarda en iniciar un proyecto y el número de proyectos es limitado. Por otro lado, en Colombia, se están ejecutando muchos proyectos simultáneamente, pero muchos proyectos se abandonan a mitad de camino y la finalización lleva mucho tiempo.
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Diferencias entre la cultura empresarial japonesa y colombiana: Tabla comparativa
Característica | Japón | Colombia |
Foco de las reuniones | Convergencia: Las reuniones se centran en una agenda preparada con antelación, profundizando en la discusión y buscando un consenso. | Divergencia: Se valoran las ideas que surgen durante la reunión, ampliando el debate y explorando nuevas posibilidades. |
Valor de las opiniones | Se valora la coherencia lógica. Se exige una expresión cuidadosa para no interrumpir el flujo de la discusión. | Se valora el acto de hablar en sí mismo. Incluso si el contenido se desvía un poco del tema actual, si es una opinión interesante, se acepta positivamente. |
Respuesta al cliente | Si hay elementos poco realistas, se señalan los riesgos y se presentan alternativas. Se priorizan las alternativas sobre la propuesta original. | Se apela al máximo a las posibilidades de éxito de la propuesta original. Incluso si hay elementos inciertos, se enfatizan los beneficios en caso de éxito. También se presentan alternativas, pero se prioriza la propuesta original. |
Plazos de entrega | Se establece un plazo con margen. Se tiene en cuenta la respuesta ante posibles problemas y la mejora de la satisfacción del cliente al entregar antes del plazo. | Se establece un plazo suponiendo que se completará al 100% sin problemas. Se considera que cuanto antes, mejor. |
Significado de "Sí" | Manifestación clara de la intención. Respuesta afirmativa basada en un plan ejecutable. | Incluye una amplia gama de matices. Incluye diversos significados, como posibilidades y deseos futuros, o afirmaciones condicionales. |
Importancia del contrato | Adquisición del contrato: Se da importancia a la preparación y negociación antes de iniciar el proyecto. | Resultados: Se da importancia a la ejecución del proyecto y a la creación de resultados después del contrato. |
Progreso del proyecto | El inicio del proyecto tarda, pero suele cumplirse el plazo de entrega previsto. El número de proyectos en curso simultáneamente es bajo. | El inicio del proyecto es rápido, pero la finalización suele retrasarse. Muchos proyectos están en curso simultáneamente, pero también es frecuente que se abandonen a mitad de camino. |
Duración del proyecto | Se considera que no hay una gran diferencia en la duración total del proyecto, desde la fase de concepción hasta la finalización, en comparación con Colombia. (Véase el progreso anterior). | Se considera que no hay una gran diferencia en la duración total del proyecto, desde la fase de concepción hasta la finalización, en comparación con Japón. (Véase el progreso anterior). |
Comunicación | Se valora el entendimiento tácito. Se evita la expresión directa y se es consciente de comprender la intención del interlocutor. | Se prefiere una comunicación franca. La expresión emocional es rica y se intercambian opiniones activamente. |
Relación de confianza | Se valora la construcción de relaciones a largo plazo. Se dedica tiempo a construir la confianza y a profundizar la relación como socio comercial. | Se valora la construcción rápida de relaciones. Se utiliza una actitud amistosa, se comunica activamente y se intenta construir una relación de confianza de forma temprana. |
Toma de decisiones | Se toman decisiones cuidadosamente, obteniendo el consenso entre las partes interesadas. A veces la decisión tarda. | A menudo, las decisiones se toman rápidamente de arriba hacia abajo. Se responde con flexibilidad según la situación. |
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MI OPINION FINAL
A medida que trabajaba en Colombia, aprendí lecciones importantes al comprender estas diferencias culturales. No solo es crucial ser claro al expresar mis propias opiniones, sino que, aún más importante, en lugar de ser ambiguo sobre los aspectos que no parecen ajustarse a los deseos del interlocutor, es fundamental mencionar específicamente los posibles resultados que se pueden lograr. Al escuchar a los demás, es esencial identificar las áreas de ambigüedad y reflexionar profundamente sobre ellas.
Además, al principio, solo aceptaba trabajos que creía que podía hacer en un 80%, y rechazaba aquellos con un 50% de probabilidad de éxito. Aprendí a adoptar una actitud de "incluso si creo que algo puede ser imposible, lo intentaré si hay alguna posibilidad". Y antes de que un proyecto se formalice, proponer una solución modificada, basada en mis propias hipótesis. Aclarar lo que no es posible antes de las reuniones con los clientes o superiores, y obtener la aprobación de un proyecto basado en las ideas surgidas en la reunión. De esta manera, es posible completar un proyecto a tiempo.
MENSAJE FINAL POR PARTE DE LA CÁMARA COLOMBO JAPONESA
Agradecemos el trabajo y compromiso que Sakura tuvo con la Cámara el pasado año. Un año que estuvo lleno de aprendizajes tanto de ella sobre la Cultura Colombiana, como de la Cámara al tener un representante propio del país dentro de la Cámara. Por parte del equipo de la Cámara te deseamos un camino profesional lleno de éxitos en donde puedas explorar tus conocimientos y de igual manera compartir con tus connacionales tus experiencias de Colombia.
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